Automação nos pequenos negócios

22/07/2022 - Inovação

A automatização para pequenas empresas é uma estratégia para melhorar processos, poupar tempo e economizar recursos. Em poucas palavras, é tornar um processo mais eficiente usando tecnologia.

Muitos empreendedores acreditam que a automação de uma empresa está relacionada somente à aquisição de softwares ou equipamentos de informática. Em parte, é verdade, por outro lado, não é bem assim. O processo de automação inicia-se pelo mapeamento e organização de cada modelo de negócio, para criar e implementar uma cultura de gerenciamento.

Para entender a diferença, é importante lembrar que o computador, sozinho, não irá melhorar o atendimento ou agilizar o fluxo de caixa, nem controlar o estoque, por exemplo.

Para operacionalizar o processo e o fluxo organizacional, o computador é mais uma ferramenta e, como tal, precisará ser operado por uma pessoa capacitada, uma vez que cada modelo de negócio exigirá um conjunto de mudanças e regras, impactando a cultura organizacional.

Capacitação é fundamental nesse processo de mudanças, principalmente para o microempreendedor.

Ao equipar ou renovar uma empresa com computadores para o trabalho, promove-se a informatização do negócio, e não necessariamente a automação dos serviços.

Por sua vez, a automação dos serviços pode ser feita com a sua atual infraestrutura. E a depender do serviço em que o empreendedor atue, às vezes nem é preciso um computador – somente uma máquina específica, como é o caso das registradoras, impressoras industriais e similares.

Por outro lado, é importante levar em consideração que existem diversas opções disponíveis no mercado, e esse leque de alternativas não para de aumentar. Quando se quer encontrar a melhor opção nesse sentido, algumas coisas precisam ser consideradas, incluindo as necessidades e particularidades da sua empresa.

Automatização dos processos internos

Uma simples planilha é uma automatização, porque elimina tarefas operacionais e agiliza o trabalho. É um processo que faria de forma manual e foi automatizado pela tecnologia. Filtros de e-mail, que agrupam os remetentes em uma mesma pasta ou lista, também podem ser considerados uma automatização.

Automatização do atendimento

Na internet, os chats nos sites e os chatbots em redes sociais possibilitam muitas automatizações, como o encaminhamento de dúvidas dos usuários, o desencadeamento de certas ações do sistema a partir de palavras-chave digitadas pelo cliente, a oferta de serviços, entre outros.

Automatização do controle de estoque

Planilhas manuais são pouco confiáveis, podem ser extraviadas e aceitam erros de preenchimento, pois não estão integradas a um sistema. Ao automatizar o controle de estoque utilizando um software online, é possível visualizar, o tempo todo, quantas peças há de cada produto, quantas entraram e quantas saíram do estoque. Além disso, essa gestão de estoque pode ser absolutamente integrada à frente de caixa. Assim, todas as ações necessárias são desencadeadas a partir da venda, incluindo emissão de nota fiscal, registro de saída do produto, controle financeiro e integração contábil.

Automatização da gestão financeira

Processos manuais como o controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de controle de receitas e despesas, podem ser automatizados por um software de gestão, com ganhos de tempo e confiabilidade. Com ele, é possível ter uma visão ampla de todos os setores da empresa, obter relatórios semanais, descobrir gargalos e identificar oportunidades.

BENEFÍCIOS DA AUTOMATIZAÇÃO

Aumento da produtividade: utilizando tecnologia, é possível produzir mais em menos tempo.

Diminuição dos custos: com menos desperdício, menos recursos humanos e mais produtividade, é possível diminuir os custos da empresa.

Redução do tempo gasto nas tarefas: ao automatizar os processos, eles tomam menos tempo da rotina do negócio.

Foco em áreas estratégicas: com menos tempo dedicado a tarefas repetitivas, sobra tempo para focar em assuntos relacionados ao crescimento da empresa.

Aumento da lucratividade: produzir mais, em menos tempo e com menos custos significa mais dinheiro no caixa no fim do mês e uma empresa mais competitiva no mercado.

COMO AUTOMATIZAR A PEQUENA EMPRESA

O primeiro passo é analisar os processos repetitivos, manuais ou falhos, que poderiam ser beneficiados com o uso da tecnologia.

Todas as empresas, independentemente do porte ou ramo de atuação, possuem fluxo de caixa e contas a pagar e a receber, por isso, uma boa ideia é começar a automatização pelo sistema de gestão.

Definido o processo que será automatizado, o próximo passo é investir em tecnologia, para implantar a automatização.

Finalmente, o empreendedor deve acompanhar o processo de automatização, medindo os resultados e fazendo comparações. Esse controle é essencial para manter a empresa atualizada e o processo de automatização dentro dos resultados esperados.

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